システム開発はなぜ必要か？
システム化する事で得られる事は、おおまかには
・利益の増加
・業務の効率化
・作業の簡易さ正確さを向上させ、属人性を排除する
の３つが大きなメリットとして挙げられます。
その他にも色々とありますが、一番最初にシステム開発を行う決断のきっかけも、大まかに上の３つのメリットのどれかを手にしたいというケースが多くなります。
以降でシステム開発の３つのメリットと、どの部分から始めるか？どこまで進めるか？などについて
記載していきます。
３つのメリットについて
まず、業務を効率化する目的を、リストラ目的と考える方もいらっしゃいますが、そういう目的だけではありません。
残業時間を減らしたり、空いた時間で他の業務を行う事で、一人あたりの生産性を高める事ができます。
業務のシステム化を行う事で、利益を増やすためにリストラを行い人件費を減らす以外にも、
同じ人件費で売上を上げる方法を取る選択肢も取れるようになります。
よくあるパターンとしてシステム化する事で、情報の共有がはかれるようになったり、作業にかかる時間を減らせたりします。
例えば、情報の共有によりコミュニケーションが円滑になり、取引先などとのやり取りがスムーズに進むようになります。
営業がお客様先で、その場で社内稟議をあげ承認までもらえれば、最近ではそのスピード感はビジネスには必須となっています。
また、会社に戻ってから稟議を挙げる書類を、改めて作成する必要もなくなります。
空いた時間を他の営業をかける時間にする、翌日のため帰宅して休む時間にする、など時間に余裕が持てる事で
仕事にもプライベートにも余裕をもつ事ができます。
たった一つの事をシステム化するだけで、業務の効率、他社からみた自社のイメージがガラッと変わります。
近年、働き方改革も社会的な話題となり、企業として果たすべき役割が増えてきました。
勤務時間を減らしたら仕事が終わらない、というのもシステム開発を行い業務を効率化する事で改善する事ができます。
また、Excelなどで手動管理しているような部分は、作った本人にしか分からなくなっている事も多いです。
その担当者がいきなりいなくなった場合、業務を続ける事が困難になったり、必要な事が実行できなくなったりするリスクがあります。
システム開発を行い、仕事を簡易で正確に行えるようになり、その担当者しかできないという属人的な部分も排除していく事ができます。
システム開発によって得られるメリットは、利益の向上だけではなく、リスクの低減という面もあります。
最初に述べた３つのメリットは、別のものではなくシステム化する事で、同時に達成する事もできる内容となります。
どの部分に焦点をあててシステム開発を行っていくか？が重要となります。
メリットがあるにも関わらずシステム化しない理由は？
大まかに次の３点が考えられます。
・費用が高い
・社内にITに詳しい人がいない
・今のままでやっていけるという思い込み
１つ目の「費用が高い」というのが一番多いパターンかとは思いますが、いきなり全てをシステム化しようとすると費用が非常に高くなり、手が伸びなくなってしまいます。
システム化するメリットを体感するためにも、まずは小さな部分のシステム化から始めるのがいいと思います。
２つ目の「社内にITに詳しい人がいない」は、詳しい人がいないため、そもそも何がシステム化できるのか？
できたとしても初期費用はどのくらいかかるのか？メリットはどの程度受けられそうか？など、根本的に分からない事だらけで、全く手がつけられない状態にある場合です。
こういう場合も、システム化の相談などができるサービスを検討していただくのがよいと思います。
いきなりコンサルタントに頼るとシステム開発を行う前に、多大な費用がかかってしまいますので、
まずは小さく始めるのが良いと思います。
３つ目の「今のままでやっていけるという思い込み」は、近年の経済状況や働き方改革などで、大きく社会環境が変化している中で「今のまま」というのは、問題を先延ばしにしているだけで、いつ問題が大きくなるかは分からない状況におかれている事は、大きな爆弾をかかえているようなものです。
この問題も「いつ」解決するか？を決定するだけです。
どの部分からシステム化するのがいいか？
次の中から選んでいただくと良いと思います。
・費用対効果が大きいところ（コストパフォーマンス）
・他の人ではできない、担当者が固定の業務（属人的な業務）
・社外とのやり取りで必要となってくる部分（システム連携など）
まず考えられるのは「費用対効果が大きいところ」です。ちょっとしたアプリを作成するだけで、
毎日の作業の時間を減らす事ができます。
例えば、以前にある会社の担当者が毎日３０分かけて色々なExcelから、集計用のExcelにコピーして貼り付けを行っていた事がありました。
毎週３０分✕５日で、一週間に１５０分（２時間半）です。１ヶ月で１０時間です。
担当者の人件費が時間あたり１,０００円とすると、この作業だけで１ヶ月で１０,０００円の費用がかかります。
年間で１２０,０００円です。
この作業をアプリにした場合、開発に５０,０００円かかっても、半年もしないで元がとれます。
また、この作業が誰にでもできるようになります。
こういった部分をシステム開発するだけで、年間７０,０００円も浮きます。また、このアプリを拡張していくこともできるようになります。
また、小さい部分をシステム化する事で、他にもこういうこともシステム化できるのでは？と考えられるようになります。
予算との兼ね合いも含め、システム化をすすめることができるようになります。また、他の担当者ができない部分に関しても、システム化をして簡単な内容にしておくだけで、担当者が急にやめた場合などにも対応しやすくなります。
また小さな開発も、最初はつながりをもたなくても大丈夫です。作っていくうちにココとココがつながるとなれば、その時につなげても遅くはありません。
さらに今後、社外からの要望でシステム対応を行う必要が出てくるケースも多くなってくると思いますが、そういった場合にも紹介される業者以外の選択肢をもつことで、費用を抑えたりすることもできるようになります。
過去の例としては、音声回線の契約に関してある業者からの見積もりが１,０００万円を超えるものでしたが、必要な機器を精査した結果、その１０分の１の１００万円に抑えることができました。
どこまでシステム開発を行うのか？
一般的な物事の完成に関しての考え方と同じです。
・０％から８０％まで完成させる
・８０％～９０％まで完成させる
・９０％～９５％まで完成させる
・それ以降
の４つの段階は、それぞれ同じくらいの手間がかかります。
なので、まずは８０％くらいの完成度でのシステム開発を行います。
１～１００ある手順のうち、８０くらいまでをシステム化するイメージです。最初から完璧にシステム化しようとすると、その取り決め（仕様）を決めるのも手間ですし、費用もかかりすぎます。
さきほどの例のように、まずは小さく開発していき、徐々に拡大していくのが望ましいと思います。
「最初から１００％を目指さない」
これが鉄則となります。また最初のうちは、やりたい事の８０％程度の内容でシステム開発を行うと費用対効果も大きくなりやすいです。
その後については、その時々の状況や予算などで決めるといいと思います。
どんな種類のシステム開発があるか？
システム開発といっても色々な種類があります。使用する機器にもよりますが、主に２つに分けるといいと思います。
・フォームアプリ
・Webアプリ
大雑把な言い方をすると、フォームアプリとWebアプリの使わけは次のようになります。
フォームアプリでの開発は、次の場合に向いています。
・パソコンでしか使用しない
・動作の安定性が欲しい
・処理が高速であるほどよい
Webアプリでの開発は、次の場合に向いています。
・スマホなどでも使用したい
・会社の外からでも使用したい
・ある程度のサーバの費用などは負担できる
おおまかには上記のようになりますが、
システム開発をするからといって、サーバなどの高価な機器を必ず購入する必要はありません。
すでに社内でもっている機器だけでもシステム開発を行うことも可能です。
小さな開発を行う場合、サーバなどの初期投資はおさえて進めるのがベストな方法です。
別のページにて、「フォームアプリのシステム開発」と「Webアプリのシステム開発」についてまとめてありますので、そちらも併せてご覧下さい。
具体的に話を進めるにはどうしたらいいか？
社内のITの担当者や事務職、現場の方々などキッカケとなる方々は、いくらでもいると思いますが、
実際に話しを進めるには経営者の強い後押しが必要です。
どこまでシステム開発を行うか？予算はどのくらいか？開発期間はどのくらいか？誰を担当者にするのか？など、
決めるべきことが非常に多くなります。
キッカケとなるのは現場レベルの方々であっても、必ず経営者の方の関わりが必要となってきます。
また、いきなりハードルが高いものを考えるのではなく、小さな開発で済むように細かい機能を提案するといいと思います。
細かい開発を繰り返すうちにシステム開発の魅力に気がつければ、その後はどんどん伸びていくようになります。
提案する内容が決まらない場合、次のことをまとめてみるとスムーズにいくと思います。
・システム開発したい内容は、どのくらいの時間を短縮できますか？
一日で１時間の内容で週に５時間、月に２０時間、年間２４０時間
・システム開発したい内容は、どのくらいの費用を削減できますか？
時間あたり１,０００円で計算すると、１０００✕２４０で２４万円
・システム開発にかけられそうな金額はどのくらいですか？
年間の削減費用の半分くらいを目安に１２万円
日常業務の場合、上記の３点があれば話を進めるキッカケとなると思います。
また、繁忙期の作業などの特定時期の作業の場合、その時期にかかる各担当者の合計が費用となります。
システム開発で得られるメリットとして費用を挙げるだけの場合は、上記の考え方で大丈夫ですが、例えば特定の担当者意外ではできない部分をシステム開発によって、他の担当者でもできるように簡易化することもメリットに含めると、なおさら提案がしやすくなります。
作業が簡単になれば新人教育の時間も減らせます。業務のシステムへの慣れの部分は不要な時間のため、その部分を削れることもメリットとなってきます。
またシステム開発でエラーのチェックなども自動化できるようになれば、作業のミスが減り、復旧の作業の時間も減ります。
作業ミスでの手戻りは売上につながらないばかりか、無駄に人件費がかかってくるため、企業には何ももたらしません。
そういった部分を減らすだけでも、業務の流れはスムーズになる事例が多々あります。
ミスに対するリカバリーは、時間も手間もかかり、人の精神的な余裕までもうばってしまいます。
業務改善を行うのであればそういった部分にも目を向けると、システム開発をした効果というものを大きく実感できるようになります。
また、システム開発では必ずしも高価なサーバが必要ではありません。初期費用を抑える方法がわかれば、敷居はグッと低くなります。
社内で詳しい人がいない場合はどうするか？
・システム開発をしてどのくらい短縮できるのか？
・どのくらいの金額であれば適正なのか？
・どういう機器が必要となるのか？
など、実際にシステム開発を進める上で、社内で詳しい人がいない場合や、今までのノウハウがない場合などは、リモートでのITサポートなどを利用するのも一つの方法となります。
リモートでのITサポート契約については別のページもございますので、そちらも併せてご覧下さい。
リモートでのITサポートを利用するのであれば、普段からシステムの専門の人をおいておくことも不要で、
専任をおくほどの人件費をさけない場合でも、社内のITレベルを引き上げることが可能となります。
また、システム開発の他にも、リモートでのITサポート契約も承っております。
開発経験だけでなく社内SEの経験もある担当者が、内部で培ってきたノウハウに基づき、
最適なプランをご提案させていただきます。
システム開発の相談以外にもIT機器の導入などのサポートも行っております。
・新しくパソコンを買いたいんだけど、どういうのがオススメ？
・こういうことができるようにするには何が必要なの？
・システム開発時には必要な「仕様書」などの作成のフォローをして欲しいんだけど？
など、システム開発以外の相談も承っております。
その他、ネットワークの設計や構築など、幅広くIT関係の業務を手掛けております。
ご興味を持っていただけましたら、事業の概要もご覧下さい。
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